El art. 26 de la Ley 10/2010 obliga a aprobar por escrito y aplicar políticas y procedimientos adecuados de diligencia debida, información, conservación de documentos, control interno y evaluación y gestión de riesgos — y a mantener un manual adecuado de prevención, actualizado y a disposición del SEPBLAC.
Un buen manual no es un tomo genérico descargado de internet: describe cómo trabaja SU despacho — quién hace qué, con qué umbrales y con qué evidencias. Esta guía lo construye por capas, en un orden que funciona también con dos personas.
Paso a paso
1Partir de su evaluación de riesgos
El manual aplica lo que la evaluación de riesgos concluye: qué clientes, servicios, canales y zonas geográficas concentran el riesgo de su actividad. Redacte primero esa evaluación (o actualícela) — sin ella, cada política del manual queda colgada del aire.
2Describir la diligencia debida tal y como se practica
Identificación formal con documentos fehacientes antes de establecer la relación (art. 3), identificación del titular real con consulta del RCTIR, propósito e índole de la relación, y el seguimiento continuo. Escriba el proceso real, con responsables nombrados — un manual que describe un proceso que nadie sigue es peor en una inspección que un proceso modesto bien descrito.
3Fijar el circuito de comunicación interna y al SEPBLAC
Quién detecta, quién examina (el examen especial del art. 17), quién decide y cómo se presenta la comunicación por indicio a través del representante ante el SEPBLAC (art. 35 del Reglamento). Incluya la regla de no revelación al cliente y la abstención de ejecución (art. 19).
4Regular la conservación de documentos
Diez años, en soportes que garanticen la integridad, la legibilidad, la no manipulación y la recuperación (art. 25). Diga en el manual DÓNDE se guarda cada evidencia — expediente del cliente, registro de formación, expedientes de examen especial — y quién puede acceder.
5Asignar funciones y formación
Recoja el nombramiento del representante ante el SEPBLAC y las medidas de formación del personal (art. 29): quién se forma, con qué frecuencia y cómo se acredita. Desde el 10 de julio de 2027 se suman las funciones de cumplimiento del art. 11 del AMLR — deje ya previsto quién las asumirá.
6Aprobarlo formalmente y fecharlo
El art. 26 exige aprobación por escrito: que el órgano de administración (o el titular de la actividad) apruebe el manual, con fecha y firma, y que cada revisión posterior quede versionada. Un manual sin fecha de aprobación ni historial de versiones pierde media credibilidad.
7Mantenerlo vivo y a disposición del SEPBLAC
El manual debe estar actualizado y disponible para el SEPBLAC. Revíselo cuando cambie la norma (el AMLR en 2027), cuando cambie su actividad y, como mínimo, en cada examen anual del experto externo (art. 28) — que evaluará precisamente estas medidas de control interno.
El tamaño importa — a su favor
Las políticas han de ser adecuadas a su entidad. Un despacho de tres personas no necesita el manual de un banco: necesita uno corto, verdadero y aplicado. La proporcionalidad es un argumento, no una excusa.
El manual y el examen externo se retroalimentan
El experto externo examina cada año las medidas de control interno y propone rectificaciones. Trate su informe como la lista de tareas de la siguiente versión del manual.
Información general, no asesoramiento jurídico. Esta guía informa con carácter general sobre las obligaciones españolas y europeas de prevención del blanqueo. El marco regulatorio sigue evolucionando hasta 2027 — consulte las fuentes primarias (BOE, EUR-Lex, SEPBLAC y su órgano supervisor) y obtenga asesoramiento cualificado antes de actuar.