Cuando el SEPBLAC o el experto externo revisan un despacho, no evalúan intenciones: abren expedientes. Un expediente de diligencia debida completo demuestra, pieza a pieza, que usted identificó a quien debía, entendió la relación y la siguió vigilando — y que puede probarlo años después.
Esta guía recorre el contenido mínimo de un expediente sólido bajo la Ley 10/2010, en el orden en que se construye.
Paso a paso
1Identificación formal ANTES de empezar (art. 3)
Identifique a toda persona física o jurídica que pretenda establecer la relación de negocios o intervenir en la operación, y compruebe la identidad con documentos fehacientes con carácter previo — nunca después. La ley es tajante: no cabe mantener relaciones de negocio con personas no identificadas debidamente. Al expediente: el documento verificado, con fecha.
2Titular real, con análisis propio y contraste del RCTIR
Determine el titular real (propiedad o control de más del 25 %; desde el 10 de julio de 2027, «25 % o más») a partir de su propia documentación, consulte el RCTIR y archive el extracto o la certificación junto con el contraste documentado — incluidas las discrepancias comunicadas al registro, si las hubo.
3Propósito e índole de la relación
Deje escrito para qué le contratan: el servicio, el volumen esperado, la procedencia lógica de los fondos cuando proceda. Es la vara de medir del seguimiento: sin propósito documentado no hay forma de calificar una operación de «inusual».
4Calificación de riesgo motivada
Asigne al cliente una calificación de riesgo coherente con su evaluación de riesgos y su manual (art. 26), y anote el porqué — los factores que suman y los que restan. La calificación decide la intensidad de la diligencia y la frecuencia de revisión; una nota de dos líneas hoy ahorra una discusión entera en la inspección.
5Seguimiento continuo, con huella
Vigile la relación de forma continua: operaciones que encajan (o no) con el propósito declarado, cambios societarios, señales de alerta. Cada revisión periódica y cada verificación puntual dejan una entrada fechada en el expediente — el seguimiento que no deja huella no existe a efectos probatorios.
6Los episodios especiales, separados pero conservados
Si un hecho obliga al examen especial del art. 17 — o a una comunicación por indicio del art. 18 —, documente el análisis y la decisión. Guarde ese material de forma confidencial, separado de la correspondencia ordinaria del cliente, pero dentro del régimen de conservación.
7Conservar diez años, con calidad de soporte (art. 25)
Todo lo anterior se conserva durante diez años, en soportes que garanticen la integridad, la legibilidad, la no manipulación y la recuperación. Un cajón de PDFs sueltos cumple mal ese estándar: la pista de auditoría — quién añadió qué y cuándo — es parte de la evidencia.
El expediente es la defensa
Las sanciones de la Ley 10/2010 llegan, en los casos muy graves, hasta el mayor de varios topes millonarios. Frente a eso, el expediente completo es la defensa barata: cada pieza cuesta minutos cuando se captura a tiempo y vale horas cuando falta.
2027 cambia umbrales, no la lógica
Con el AMLR, la diligencia debida en operaciones ocasionales arranca en 10.000 € (3.000 € en efectivo) y la cartera existente se actualiza por riesgo. La estructura del expediente descrita aquí sigue valiendo tal cual — por eso conviene fijarla ya.
Información general, no asesoramiento jurídico. Esta guía informa con carácter general sobre las obligaciones españolas y europeas de prevención del blanqueo. El marco regulatorio sigue evolucionando hasta 2027 — consulte las fuentes primarias (BOE, EUR-Lex, SEPBLAC y su órgano supervisor) y obtenga asesoramiento cualificado antes de actuar.